Events and Logistics Coordinator

events and logistics coordinator

Descriere generală

Rolul unui coordonator de evenimente este să planifice și să organizeze evenimente ca parte din strategia și obiectivele proiectului eOradea. Acest lucru înseamnă cooperarea cu partenerii, locațiile și participanții, gestionarea bugetelor, crearea de programe și asigurarea că toate aspectele unui eveniment sunt bine puse la punct. Coordonatorul de evenimente poate fi, de asemenea, responsabil de campania generală marketing pentru un eveniment, precum și de gestionarea logisticii, cum ar fi transportul, cazarea și catering-ul. Scopul acestei persoane este acela de a crea activități/evenimente memorabile și de succes, care să satisfacă nevoile și așteptările tuturor celor implicați în proiectul nostru (stakeholderi).

Cerințe

Este necesară o experiența de muncă minimă anterioară (desigur aceasta poate fi și voluntariat / practică). În plus, persoana ar trebui să aibă următoarele abilități/competențe:

Organizare și gestionare a timpului: Evenimentele implică multe elemente mobile și termene limită, deci abilitatea de a rămâne organizat și de a gestiona timpul eficient este crucială.
Abilități de comunicare și interpersonale: Coordonatorul de evenimente trebuie să comunice eficient cu furnizorii, participanții și membrii echipei, să poată construi relații de încredere.
Creativitate: Evenimentele necesită adesea soluționarea creativă a problemelor și abilitatea de a veni cu idei inovatoare pentru a face evenimentul mai memorabil.
Atentie la detalii: Micile detalii pot face o mare diferență în succesul unui eveniment, deci coordonatorul de evenimente trebuie să aibă un ochi ager pentru detalii.
Bugetare și gestionare financiară: Abilitatea de gestiune financiară este crucială pentru succesul unui eveniment.
Flexibilitate și adaptabilitate: Evenimentele pot fi imprevizibile, deci coordonatorul de evenimente trebuie să poată se adapta la schimbări și să rezolve probleme pe loc.
Leadership și gestionarea echipei: Coordonatorul de evenimente trebuie să poată conduce o echipă și să gestioneze diferite tipuri de personalități și seturi de abilități pentru a asigura un eveniment de succes.
Marketing și promovare: Coordonatorul de evenimente trebuie să aibă o înțelegere de bază a marketingului și să poată promova evenimentul eficient.
Multitasking: Evenimentele necesită adesea ca coordonatorul de evenimente să gestioneze mai multe sarcini simultan, deci abilitatea de a face multitasking este esențială.
Limba română/engleză: Este necesară cunoașterea ambelor limbi (în cazul în care limba română nu este limba maternă) la un nivel foarte bun general (B2 – în special în vorbire). NU este necesară o calificare în acest sens (ex. examen), însă aceste cunoștințe vor fi verificate de către echipa de recrutare în procesul de selecție.
Vârstă: 16-30 ani.
Locație: Este necesar ca persoana să locuiască (activ) în Oradea sau împrejurimi.

În cazul acestui post vacant, nu este obligatoriu, însă deținerea unui permis de conducere categoria B poate reprezenta un plus.

Task-uri

Sarcinile unui coordonator de evenimente includ în mod obișnuit:

Planificarea evenimentului: Aceasta include determinarea scopului evenimentului, selectarea locațiilor, crearea unui buget și stabilirea unui calendar/program.
Marketing și promovare: Un coordonator de evenimente este, de asemenea, responsabil pentru promovarea evenimentului, ajutând și coordonând colegii de marketing în acest sens.
Gestionarea logistică: Aceasta implică organizarea transportului, cazării, cateringul-ui, echipamentelor audiovizuale și a altor bunuri necesare.
Gestionarea personalului: Un coordonator de evenimente este responsabil pentru coordonarea și gestionarea personalului de evenimente, cum ar fi voluntarii, personalul de securitate, de curățenie, etc.
Managementul la fața locului: În timpul evenimentului, coordonatorul este responsabil pentru asigurarea bunei desfășurări a evenimentului, rezolvarea oricăror probleme care pot apărea și supravegherea personalului.
Evaluarea post-eveniment: După eveniment, coordonatorul ar trebui să efectueze o evaluare post-eveniment pentru a determina ce a mers bine și ce poate fi îmbunătățit pentru evenimente viitoare.

Working time & environment

Aproximativ 5 ore săptămânal (filmare + editare content) + 1 meeting general săptămânal
Totul se face remote, dar vom organiza unele meet-uri fizic

Beneficii

Discount-uri și gratuități în cadrul unor servicii locale (ex. cafenele, restaurante)
Contract de voluntariat sau de practică / internship pentru studenți
Acces gratuit la atelierele și cursurile generale organizate de Asociația Renew Carpathia
Ateliere și cursuri organizate special pentru voluntari (ex. project management, time management)
Activități lunare de teambuilding și de socializare
În funcție de mersul proiectului și de persoană – posibilitatea angajării în Asociația Renew Carpathia în viitor

Cum aplici

Completează formularul de aplicare până pe data de 22 martie iar noi vom reveni către tine în cel mai scurt timp pentru a continua procesul de selecție.